Cet article s'applique à tous les utilisateurs de TeamViewer Meeting.
Général
En plus d'avoir la possibilité de démarrer une réunion TeamViewer spontanée, vous pouvez planifier des réunions à l'avance.
Planifier une réunion signifie que vous pouvez préparer une réunion qui aura lieu à un moment ultérieur et réutiliser à nouveau le même ID de réunion pour des réunions récurrentes avec le même sujet (par exemple, Jour fixe) ou supprimer l'ID de réunion une fois qu'il est ne sont plus nécessaires.
L'avantage d'une réunion planifiée est que
- vous pouvez fournir à vos participants les informations d'identification d'accès à la réunion (un ID de réunion unique et un mot de passe)
- vous n'avez pas besoin d'utiliser votre ID de réunion personnel pour chaque réunion que vous organisez
- vous pouvez définir des mots de passe pour un accès sécurisé à la réunion pour les participants invités uniquement.
📌Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si vous êtes connecté avec votre compte TeamViewer. Si vous n'avez pas encore de compte, vous trouverez les instructions pour le créer ici.
Planifier une nouvelle réunion
La planification d'une réunion fonctionne à la fois pour des réunions récurrentes ou ponctuelles . Pour planifier une réunion, veuillez suivre les étapes ci-dessous:
1. Accédez à Planificateur et cliquez sur le bouton Nouvelle réunion .
2) La boîte de dialogue Planifier une réunion s'ouvre.
Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez entrer un sujet pour la réunion, de démarrage et de fin (jour et heure) pour la réunion. Si nécessaire, vous pouvez modifier le fuseau horaire.
En outre, vous pouvez choisir un mot de passe pour la réunion et enregistrer la réunion pour une réutilisation ultérieure. L'utilisation d'un mot de passe est recommandée.
3) Cliquez sur Enregistrer.
Démarrer une réunion planifiée
Une réunion planifiée doit être démarrée manuellement par l'organisateur.
1) Accédez au planificateur et sélectionnez la réunion que vous souhaitez démarrer. Pour démarrer la réunion, cliquez sur le bouton Début. La réunion commencera immédiatement et les participants pourront se joindre.
Réunions récurrentes
Si vous avez programmé et enregistré une réunion qui a lieu par exemple tous les lundis matin à 9h00 avec les étapes ci-dessus, cette réunion restera dans votre planificateur jusqu'à ce que vous la supprimiez manuellement.
Comme l'ID de réunion ne changera pas, vous pouvez envoyer une invitation pour cette réunion récurrente à vos contacts via votre programme de messagerie ou tout autre moyen de communication. Les participants peuvent toujours rejoindre la réunion avec les mêmes informations d'identification d'accès.
Pour des raisons de sécurité, changez le mot de passe régulièrement. N'oubliez pas d'informer les participants de ce changement.
Supprimer une réunion du planificateur
Si vous n'avez plus besoin de la réunion planifiée, vous pouvez la supprimer.
L'ID de réunion ne sera plus disponible une fois que vous aurez supprimé la réunion.
Pour supprimer une réunion programmée, accédez au planificateur, sélectionnez la réunion que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer.
Modifier une réunion à partir du planificateur
Vous pouvez apporter des modifications à une réunion programmée à tout moment ou modifier une ancienne réunion et la réutiliser.
Une fois que vous avez modifié la date, le même ID de réunion sera toujours valide pour une réutilisation.
1) Accédez au planificateur, sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton Editer. La fenêtre Planifier une réunion apparaît et vous pouvez modifier les données selon vos besoins.
2) Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.
TeamViewer Meeting crée automatiquement un e-mail que vous pouvez envoyer aux participants pour les informer des modifications.
Inviter des participants
Pour inviter facilement vos participants à votre réunion, vous pouvez utiliser la fonction Inviter dans le logiciel TeamViewer Meeting.
1) Accédez au planificateur, sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez inviter les participants et cliquez sur le bouton Inviter.
2) La boîte de dialogue Inviter des participants s'ouvre.
Il vous fournit un texte d'invitation qui comprend déjà toutes les informations pertinentes pour les participants à rejoindre la réunion:
- Un lien pour accéder à la réunion,
- l'ID de la réunion,
- le numéro d'appel,
- et le mot de passe s'il est ajouté.
Vous pouvez modifier ce texte librement.
- Ouvrir comme e-mail : un e-mail avec ce texte s'ouvre dans votre programme de messagerie par défaut, par exemple Outlook.
- Copier dans le presse-papiers : vous pouvez copier le texte dans un autre programme à l'aide du presse-papiers et l'utiliser pour l'invitation.