Este artículo está dirigido a todos los usuarios de TeamViewer Meeting.
General
Además de tener la posibilidad de iniciar una reunión espontánea de TeamViewer, también se pueden programar reuniones.
Programar una reunión significa que puedes preparar una reunión que se celebrará en un momento posterior y volver a utilizar el mismo ID de reunión para reuniones recurrentes con el mismo tema (por ejemplo, Jour-fixe) o eliminar el ID de reunión una vez que ya no sea necesario.
La ventaja de una reunión programada es que
- puedes proporcionar a tus participantes por adelantado las credenciales de acceso a la reunión (un ID de reunión único y una contraseña)
- no hay necesidad de utilizar la ID de la reunión personal para cada reunión que se organice
- es posible establecer contraseñas para un acceso seguro a la reunión sólo para los participantes invitados.
📌Nota: Solo puedes utilizar esta función si has iniciado sesión con tu cuenta de TeamViewer. Si aún no tiene una cuenta, encontrarás las instrucciones para crearla aquí.
Programar una nueva reunión
El programador vale tanto para organizar una reunión espontánea como para las periódicas. Para programar una reunión, sigue estos pasos:
1. Navega hasta el Programador y haz clic sobre el botón de Nueva reunión.
2. Aparecerá una ventana emergente Programar una reunión.
En esta ventana podrás indicar el asunto de la reunión, el inicio y el final (día y hora) de la reunión. Si es necesario, puedes cambiar la zona horaria.
Además, puedes elegir una contraseña para la reunión y guardarla para utilizarla posteriormente. Recomendamos utilizar siempre una contraseña.
3. Haz clic en Guardar.
Comenzar una reunión programada
El organizador deberá iniciar manualmente la reunión programada.
1. Navega hasta el Programador y seleccione la reunión que deseas iniciar. Para iniciar la reunión, haz clic en el botón Inicio. La reunión se iniciará inmediatamente y los participantes podrán unirse.
Reuniones periódicas
Si has programado y guardado una reunión que tiene lugar, por ejemplo, todos los lunes por la mañana a las 9:00 con los pasos anteriores, esta reunión permanecerá en tu Programador hasta que la elimines manualmente.
Como la ID de la reunión no cambiará, es posible enviar una invitación para esta reunión periódica a tus contactos a través de tu programa de correo electrónico o cualquier otro método de comunicación. Los participantes siempre podrán unirse a la reunión con las mismas credenciales de acceso.
Por razones de seguridad, es posible que quieras cambiar la contraseña regularmente. No olvides informar a los participantes del cambio.
Eliminar una reunión del programador
Si ya no necesitas la reunión programada, puedes eliminarla.
La ID de la reunión dejará de estar disponible una vez que hayas eliminado la reunión.
Para eliminar una reunión programada, navega hasta el Programador, selecciona la reunión que quieras eliminar y haz clic en el botón de eliminar.
Editar una reunión del programador
Puedes hacer cambios en una reunión programada en cualquier momento o editar una reunión antigua y reutilizarla.
Una vez que modifiques la fecha, la misma ID de la reunión seguirá siendo válida para reutilizarla.
1. Navega hasta el Programador, selecciona la reunión que quieres editar y haz clic en el botón editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Programar una reunión y podrás editar los datos según sea necesario.
2. Pincha Guardar para guardar los cambios.
TeamViewer Meeting crea automáticamente un correo electrónico que puedes enviar a los participantes para notificarles de los cambios.
Invitar a participantes
Para invitar fácilmente a los participantes a tu reunión, puedes utilizar la función de invitar dentro del software TeamViewer Meeting.
1. Vete al Programador, selecciona la reunión a la que deseas invitar a los participantes y haz clic en el botón Invitar.
2. Se abre el cuadro de diálogo Invitar a los participantes.
Este diálogo te ofrece un texto de invitación que ya incluye toda la información relevante para que los participantes se unan a la reunión:
- Un enlace para acceder a la reunión,
- la ID de la reunión,
- el número de llamada,
- y la contraseña, si se ha añadido.
Este texto se puede editar a tu antojo.
- Abrir como correo electrónico: un correo electrónico con este texto se abre en tu programa de correo estándar, por ejemplo, Outlook.O
- Copiar al portapapeles: puedes copiar el texto a otro programa utilizando el portapapeles y utilizarlo allí para la invitación.