Vorab genehmigter Zugriff: Wie die Balance zwischen Sicherheit und Produktivität gelingt

IT-Sicherheit wird immer wichtiger. Beschäftigte benötigen jedoch auch angemessene Zugriffsrechte für Systeme, Dateien und Anwendungen, um ihre Arbeit effizient erledigen zu können. Vorab genehmigte Zugriffsrechte helfen dabei, die richtige Balance zwischen Sicherheit und adäquatem Zugriff für alle Mitarbeitenden zu finden.

In diesem Artikel:

• Was sind vorab genehmigte Zugriffsrechte?
• Mögliche Anwendungsfälle
• Vorteile
• Herausforderungen
• Die Herausforderungen meistern
• Fazit

Jemanden Zugriff auf sensible Ressourcen zu gewähren, stellt immer ein Sicherheitsrisiko dar. Denn je mehr Personen über Zugriffsrechte verfügen, desto größer ist das Risiko eines Datenschutzvorfalls. 

Andererseits macht es auch keinen Sinn, den Zugang zu sensiblen Daten grundsätzlich allen zu verwehren. Beschäftigte müssen auf bestimmte Daten zugreifen können, um ihre Aufgaben erledigen zu können. IT-Teams beispielsweise benötigen erweiterte Zugriffsrechte für die Verwaltung der IT-Infrastruktur. Und sowohl die Buchhaltung als auch die Finanzplanung eines Unternehmens müssen in der Lage sein, Bilanzen einzusehen. 

Die Herausforderung besteht also darin, sicherzustellen, dass Beschäftigte genau die Zugriffsrechte erhalten, die sie benötigen. 

Eine Antwort auf diese Problematik ist die Vorabgenehmigung von Zugriffsrechten, basierend auf dem Prinzip der geringsten Privilegien. 

Dieses Prinzip besagt, dass jeder User nur die Zugriffsrechte erhält, die er zur Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt – nicht mehr und nicht weniger. Beispielsweise benötigt eine Person, die im Vertrieb tätig ist, keine Einsicht in die Systeme der Personalverwaltung.  

Das Prinzip der geringsten Privilegien gibt IT-Teams einen Rahmen, mit dem sie allgemeine Regeln und Zugriffsrechte für verschiedene Positionen im Unternehmen festlegen können. Einmal eingerichtet, ist es ganz einfach, Beschäftigten die erforderlichen Berechtigungen zu gewähren und gleichzeitig das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren. 

Mit Conditional Access bietet TeamViewer IT-Teams die Möglichkeit, von einer einzigen Plattform aus den Überblick darüber zu behalten, wer in ihrem Unternehmen welche Zugriffsrechte hat und wie diese genutzt werden.

IT-Support 

Vorab genehmigter Zugriff wird im IT-Support oft genutzt, um Usern Remote-Unterstützung bieten zu können. Die User gewähren ihrer IT-Abteilung im Voraus bestimmte Berechtigungen, damit diese bei Bedarf auf ihr Gerät zugreifen kann. Dadurch, dass User nicht jeder Anfrage zustimmen müssen, wird der Support vereinfacht und Ausfallzeit reduziert.

Remote Monitoring und Wartung

Managed Service Provider (MSPs) und IT-Admins nutzen vorab genehmigten Zugriff oft, um die Geräte, Systeme und Netzwerke ihrer Kundschaft remote zu überwachen und zu warten. 

Das vereinfacht routinemäßige Wartungsaufgaben, Software-Updates und die Fehlerbehebung. Dadurch können die Dienstleister die IT-Infrastruktur besser verwalten, ohne Arbeitsabläufe zu unterbrechen.

Zugriff auf elektronische Patientenakten

Beschäftigte im Gesundheitswesen, seien es medizinische Fachkräfte oder Verwaltungsangestellte, müssen regelmäßig elektronische Patientenakten einsehen, um Krankheitsgeschichten nachvollziehen zu können oder Behandlungsverläufe zu dokumentieren. Mit im Voraus genehmigten Zugriffsrechten können sie auf elektronische Patientenakten zugreifen, ohne jedes Mal eine Genehmigung einholen zu müssen.

Mehr Effizienz

Normalerweise müssen User ein Formular ausfüllen oder eine E-Mail schreiben und dann darauf warten, dass ihnen der Zugriff erteilt wird.

Mit vorab genehmigten Zugriffsrechten erhalten Beschäftigte direkt die Berechtigungen, die sie brauchen.

Ein Beispiel: Eine Person, die in der Softwareentwicklung arbeitet, benötigt Zugriff auf einen Server, um eine neue Funktion zu testen. Ohne vorab genehmigte Zugriffsrechte muss sie erst eine Anfrage einreichen und dann auf die Genehmigung warten, bevor sie sich an die Arbeit machen kann.

Wenn vorab genehmigte Zugriffsrechte genutzt werden, erhält sie im Rahmen ihrer Standardberechtigungen Zugang zum Server. Sie kann sich direkt anmelden und mit dem Testen beginnen. Dies beschleunigt nicht nur den Entwicklungsprozess, sondern fördert auch eine agile Arbeitskultur.

Auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder wird dadurch vereinfacht: Sie müssen nicht mehr unzählige Anträge, einreichen um Zugang zu wichtigen Ressourcen zu erhalten. Und wenn sich ihr Aufgabenbereich ändert, können die Zugriffsrechte einfach angepasst werden. 

Mehr Sicherheit

Jedes Unternehmen möchte Sicherheitsvorfälle möglichst vermeiden. Schließlich kann der unberechtigte Zugriff auf Daten zu finanziellen Verlusten, Reputationsschäden und rechtlichen Problemen führen.

Vorab genehmigte Zugriffsrechte können einen wichtigen Beitrag zur Cybersicherheit leisten. Unternehmen stellen dadurch sicher, dass nur Personen mit ausreichenden Berechtigungen und nachvollziehbaren Gründen auf sensible Daten zugreifen dürfen.

Marketing-Manager mit Zugriff auf die CRM-Software ihres Unternehmens könnten beispielsweise vorab genehmigte Rechte erhalten, die ihnen lediglich Zugang zu den Funktionen und Daten geben, die sie benötigen.

Vereinfachte Compliance

Compliance wird immer komplexer. Sei es die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union oder die HIPAA in den USA: Es gibt eine wachsende Anzahl gesetzlicher Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Durch vorab genehmigte Zugriffsrechte wird der Compliance-Prozess vereinfacht, da klar dokumentiert wird, wer wann auf was zugegriffen hat. Das ist nicht nur nützlich, wenn Unternehmen im Zuge eines Audits nachweisen müssen, dass sie alle Vorschriften einhalten, sondern trägt auch allgemein zu einer verantwortungsvolleren Unternehmenskultur bei. 

Im Gesundheitswesen müssen Unternehmen zum Beispiel die Vorschriften der DGSVO zum Schutz von personenbezogenen Gesundheitsdaten einhalten. Durch die Nutzung vorab genehmigter Zugriffsrechte kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte medizinische Fachkräfte Zugang zu Patientenakten und sensiblen personenbezogenen Gesundheitsdaten haben. 

Privileged-Access-Konten absichern

74% aller Datenschutzverletzungen beginnen mit dem Missbrauch privilegierter Zugangsdaten. Mit jedem gewährten Zugriff mit erweiterten Privilegien steigt also das Sicherheitsrisiko für Unternehmen. Diese Risiken dürfen nicht ignoriert werden.

Einige der größten Risiken sind:

Cyberangriffe

Konten mit privilegierten Zugriffsrechten werden zunehmend zum Ziel von Cyberangriffen. Sie sind für Kriminelle besonders attraktiv, da sie einen breiten Zugang zu sensiblen Daten eröffnen.

Ein Bericht von Verizon aus dem Jahr 2019 zeigt, dass Personen aus der obersten Führungsebene von Unternehmen zwölfmal häufiger von Social-Engineering-Vorfällen betroffen sind und neunmal häufiger Opfer einer Sicherheitsverletzung durch Social Engineering werden als in den Vorjahren.

Unsachgemäße Nutzung von privilegierten Zugriffsrechten

Eine unsachgemäße Nutzung liegt dann vor, wenn Beschäftigte mit privilegiertem Zugriff sich nicht an die erforderlichen Cybersicherheitsmaßnahmen halten. Wenn Beschäftigte ihre privilegierten Zugriffsrechte beispielsweise dafür nutzen, alltägliche Aufgaben zu erledigen, steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Auch wenn User ihre privilegierten Zugriffsrechte dafür nutzen, anderen erweiterten Zugriff zu gewähren, liegt eine unsachgemäße Nutzung vor. Werden solche Vorgänge nicht genau kontrolliert, haben viele User schnell mehr Zugriffsrechte, als sie eigentlich benötigen.

Privilege Creep 

Der Begriff Privilege Creep, auch schleichende Rechteausweitung genannt, beschreibt die allmähliche Anhäufung von Zugriffsrechten durch eine Person. Am Ende besitzt sie deutlich mehr Zugriffsrechte, als sie für ihre Arbeit benötigt. Dies geschieht häufig, wenn Beschäftigte ihre Position wechseln und dadurch neue Berechtigungen erhalten. Oft wird jedoch vergessen, die mit der alten Position verbundenen Zugriffsrechte zu überprüfen oder zu entfernen.

Wenn hier niemand im Unternehmen den Überblick behält, kann es also schnell passieren, dass Mitarbeitende, die zwei- oder dreimal ihre Stelle gewechselt haben, deutlich mehr Zugriffsrechte angesammelt haben, als sie eigentlich benötigen.

Interne Bedrohungen

Beschäftigte mit privilegierten Zugriffsrechten können aus Böswilligkeit leicht ernsthaften Schaden anrichten, indem sie Datenbanken löschen oder Malware auf kritischen Systemen installieren. Laut dem 2022 Cost of Insider Threats Global Report beläuft sich der finanzielle Schaden für Unternehmen, die von solchen intern verursachten Sicherheitsvorfällen betroffen sind, auf durchschnittlich 648.000 US-Dollar.

Komplexität bewältigen

Für Unternehmen, die eine schnell wachsende Anzahl von Anwendungen und Ressourcen verwalten, ist es oft schwierig, den Überblick über alle Zugriffsberechtigungen zu behalten. Personalfluktuation, interne Positionswechsel und andauernde Anfragen können diese Herausforderung noch komplexer machen.

Die Herausforderungen meistern 

Um das Risiko von Cyberbedrohungen zu verringern, sollten User mit erweiterten Zugriffsrechten über einen zusätzlichen Satz nicht-privilegierter Zugangsdaten verfügen, die sie für alltägliche Aufgaben nutzen können. Auch Schulungen können dazu beitragen, dass Beschäftigte besser verstehen, welche Folgen eine unsachgemäße Verwendung ihrer Zugangsdaten haben kann.

Um Privilege Creep zu verhindern, interne Bedrohungen zu reduzieren und Komplexität zu bewältigen, müssen Unternehmen den Überblick darüber behalten, wer auf welche Ressourcen zugreifen kann. Regelmäßige Prüfungen helfen IT-Teams dabei, Zugriffsrechte optimal zu verwalten, wenn Beschäftigte ihre Stelle wechseln oder das Unternehmen verlassen.

Fazit

Mit vorab genehmigten Zugriffsrechten können Sie ein Gleichgewicht zwischen angemessenem Zugriff für alle Beschäftigten und höchstmöglicher Sicherheit herstellen. So können Mitarbeitende Ihre Aufgaben effizient erledigen, ohne dass Sie Kompromisse beim Schutz sensibler Daten eingehen müssen.

Darüber hinaus sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie stets einen Überblick über alle Zugriffsrechte haben. Proaktive Maßnahmen, wie etwa Schulungen zum Thema Cybersicherheit, können ebenfalls dazu beitragen, dass Sie vorab genehmigte Zugriffsrechte optimal einsetzen.